Travailler avec les réservations
Richard
Dernière mise à jour il y a 2 ans
Un rendez-vous est un arrangement qu'un ou plusieurs clients prennent lorsqu'ils réservent un service fourni par l'un de vos employés. Une fois que vous aurez terminé la configuration de votre(vos) employé(s) et de votre (vos) service(s), vos clients seront prêts à commencer à prendre des rendez-vous.
Afin de fixer un rendez-vous, vous ou votre client devez choisir un service, un employé qui fournira le service, la date disponible et le créneau horaire disponible.
- Rendez-vous de groupe où tous les clients sont séparés (généralement le cas lorsqu'ils ne se connaissent pas).
- Rendez-vous de groupe où un client définit un nombre de personnes qui viennent avec lui.
La principale différence entre ces deux est que dans le premier, chaque personne apparaît dans le rendez-vous séparément, avec tous les détails définis, tels que le nom, l'adresse électronique, l'état du rendez-vous, les détails de paiement, etc. ; cela signifie que toute personne peut annuler sa participation au rendez-vous séparément.
La situation avec le deuxième type de rendez-vous de groupe est que seule la personne qui a programmé le rendez-vous a un nom, un e-mail, l'état du rendez-vous et des détails de paiement. Les autres sont considérés comme +1.. +10 « addition ». Donc, si l'un d'eux décide d'annuler sa participation au rendez-vous, il y a deux options : soit il annulera pour tous, soit vous devez réduire le nombre de personnes dans la boîte de dialogue "Modifier le rendez-vous".
Statuts de rendez-vous
Les statuts sont l'indicateur d'état de nomination, qui indique si l'arrangement est approuvé, en attente, annulé par les clients ou rejeté par les employés.
Actuellement, il y a 4 statuts :
APPROUVÉ
Dans les paramètres généraux du plugin, vous pouvez définir pour que tous vos rendez-vous aient un statut Approuvé ou En attente par défaut. Si vous choisissez Approuvé, tous les rendez-vous seront automatiquement confirmés au client immédiatement après la planification.
EN ATTENTE
Si vous choisissez En attente, vous devrez approuver manuellement tous les rendez-vous après qu'ils soient programmés. Les rendez-vous peuvent être approuvés par l'administrateur et par le gestionnaire, et si vous activez la notification pour cette action, l'employé et le client seront informés de cette action.
ANNULÉ
Le statut d'annulation permet à vos clients d'annuler les rendez-vous via le back-end du plugin. Une fois qu'ils se sont connectés, sur la liste des rendez-vous, ils verront le bouton Annuler à côté de chaque futur rendez-vous. Après avoir annulé le rendez-vous sur votre liste, l'affichage sera annulé. Si les notifications d'annulation sont activées, votre employé en sera également informé.
REJETÉ
Le statut Rejeté permet aux utilisateurs de l'administrateur, du gestionnaire et des employés (voir les rôles d'utilisateur) la possibilité de rejeter les rendez-vous approuvés ou en attente. Vous pouvez également définir une notification pour cette action, de sorte qu'une fois le rendez-vous rejeté, le client et l'employé recevront une notification par e-mail.
Vous avez deux possibilités de modifier le statut de rendez-vous : vous pouvez le modifier directement via la page de rendez-vous, ou vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue de rendez-vous et modifier le statut. Pour la première option, sur la liste des rendez-vous, cliquez sur la liste déroulante État du rendez-vous et modifiez le statut. Pour la deuxième option, cliquez sur le bouton Modifier à côté du rendez-vous, la boîte de dialogue Rendez-vous s'ouvrira. Cliquez sur le bouton statut, et vous verrez une liste déroulante où vous pourrez choisir un nouveau statut. La principale différence entre ces deux est que dans les réservations de groupe, en cliquant sur la première option, vous modifiez le statut de rendez-vous pour tous les membres du rendez-vous, tandis que la deuxième option vous permet de modifier le statut de chaque membre séparément.
Sur la page des rendez-vous, vous verrez un filtre d'état afin qu'à tout moment, vous puissiez filtrer votre liste pour voir les rendez-vous avec un statut spécifique.
NON-PRESENTÉ
Lorsque cette option est activée, tous les clients qui avaient des rendez-vous dans le passé marqués comme "No Show" auront une étiquette (couleur différente à travers leur nom) dans le profil du client et dans la section Rendez-vous. Une étiquette grise indique le client qui ne s'est pas présenté une fois ; une étiquette jaune indique le client qui ne s'est pas présenté deux fois ; et l'étiquette rouge indique le client qui ne s'est pas présenté 3 fois ou plus. Vous pouvez trouver plus d'informations sur ce lien
Si, par exemple, vous avez configuré un temps tampon de 30 minutes avant pour le service qui dure 4 heures, votre client verra des créneaux horaires de 4 heures lors de sa réservation, mais il ne verra pas le tampon de 30 minutes dans le créneau horaire.
La prochaine fois que quelqu'un essaiera de réserver le même service pour le même employé, le prochain créneau suggéré apparaîtra 30 minutes après la fin du premier rendez-vous.
Veuillez noter que vous pouvez fixer un prix différent pour chaque employé, de sorte que le prix du rendez-vous peut dépendre de l'employé choisi.