Gestion des rendez-vous

Dans ce chapitre, vous verrez comment planifier des rendez-vous via le back-end. Le processus suivant pour planifier un rendez-vous commence après que vous ayez cliqué sur le bouton "+ Nouveau rendez-vous" situé en haut de la page ou sur le bouton "+" (icône plus) dans le coin inférieur droit de la page.

Une fois que vous avez cliqué sur l'un des boutons, une boîte de dialogue "Nouveau rendez-vous" apparaîtra, vous permettant de choisir toutes les informations nécessaires afin de créer un nouveau rendez-vous.

La boîte de dialogue « Nouveau rendez-vous » est divisée en deux onglets :

• « Plan de temps » : utilisez ce champ que vous devez remplir le volet pour créer un nouveau rendez-vous. « Client(s) », « Service », « Employé », « Date » et « Heure » sont obligatoires et vous devez remplir ces champs pour planifier un nouveau rendez-vous. Il n'y a pas d'ordre spécifique dans la sélection de « Client(s) », « Service » et « Employé », mais avant de pouvoir choisir la date du rendez-vous, vous devez remplir ces trois champs. Après avoir sélectionné la date, vous pourrez sélectionner l'heure du rendez-vous :

• « Client(s) » : Ici, vous devez sélectionner le(s) client(s) à qui le service sera fourni. Si le client n'est pas un client existant, cliquez sur le bouton "Créer un nouveau". La boîte de dialogue "Nouveau client" s'ouvrira et vous serez invité à ajouter des détails de base, tels que le prénom, le nom de famille et l'adresse e-mail du client.
  
  Le client nouvellement créé sera ajouté au rendez-vous. Chaque client sélectionné représente une seule réservation de client. Après avoir sélectionné le(s) client(s), vous pourrez configurer le nombre de personnes pour chaque réservation client.
  
  Cela peut être utile lorsqu'un client souhaite prendre rendez-vous pour plusieurs personnes. Cela est possible si les services vous permettent d'avoir plus d'un client en même temps. Il est également possible de modifier l'état de la réservation de chaque client séparément.

• « Service » : sélectionnez le service qui sera fourni à un ou plusieurs clients. Une fois que vous aurez sélectionné le service, il sera réduit aux options de l'employé et de l'emplacement. Vous ne pourrez sélectionner que les employés qui sont affectés à la prestation du service sélectionné et les lieux où ce service est offert.
  
  
• « Employé » : Trouvez et sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez fournir le rendez-vous. La sélection d'un employé sera réduite aux options de service et d'emplacement, de sorte que vous ne pourrez sélectionner que les services fournis par l'employé choisi et le lieu de travail de l'employé.
  
  
• « Appliquer le coupon » : Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un coupon ici afin de réduire le prix du rendez-vous. Trouvez et sélectionnez le coupon que vous souhaitez demander pour le rendez-vous. Seuls les coupons créés pour le service choisi seront disponibles dans la liste.
  
  
• « Date » : sélectionnez une date de rendez-vous disponible dans le sélecteur de date. Les dates ne seront pas disponibles tant que vous n'aurez pas choisi le(s) client(s), le service et l'employé. Une fois que vous aurez sélectionné la date du rendez-vous, on vous proposera des créneaux horaires disponibles dans le menu déroulant « Heure ».
  
  
• « Heure » : Choisissez l'heure du rendez-vous parmi les créneaux horaires disponibles.
  
  
• « Catégorie de service » : Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il vous permettra de sélectionner plus facilement le service en filtrant les services de la catégorie choisie.
  
  
• « Emplacement » : Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, il vous permettra de sélectionner plus facilement les employés qui travaillent à l'emplacement sélectionné. Le champ n'est pas visible si vous n'avez pas au moins un emplacement créé.
  
  
• « Notifier le(s) client(s) » : Lorsque cette option est cochée, une notification contenant les informations récapitulatives pour le rendez-vous réservé sera envoyée après que vous aurez enregistré ce rendez-vous.
  
  
• « Note (interne) » : Ici, vous pouvez écrire une note rapide pour faire attention aux besoins particuliers du ou des clients. Cette note est interne et n'est pas visible par le ou les clients.
  
  

• « Extras » : Après avoir sélectionné « Client(s) », « Employé » et « Service », accédez à l'onglet « Extras » pour ajouter le service supplémentaire. Vous pouvez configurer le supplément pour chaque réservation client. Vérifiez l'article supplémentaire que vous souhaitez ajouter au rendez-vous et choisissez la quantité de l'article supplémentaire.
  
  Si un article supplémentaire est facturable, le prix du supplément sera multiplié par le nombre de personnes dans la réservation du client.
  
  Si l'élément supplémentaire augmente la durée du rendez-vous, il est recommandé de sélectionner un élément supplémentaire avant de sélectionner l'heure du rendez-vous, car la sélection d'un supplément dans une durée peut diminuer le nombre de créneaux horaires disponibles.

Il arrive souvent que vous deviez apporter des modifications à un rendez-vous existant. Peut-être que le client doit reporter son rendez-vous, ou peut-être qu'un employé est sorti du bureau de manière inattendue.

Pour modifier un rendez-vous existant, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Modifier" à droite du rendez-vous que vous souhaitez modifier.

En cliquant sur le bouton "Modifier", vous ouvrirez la boîte de dialogue "Modifier le rendez-vous" où vous pourrez modifier tous les paramètres du rendez-vous. La différence entre les boîtes de dialogue "Modifier le rendez-vous" et "Nouveau rendez-vous" est que la boîte de dialogue "Modifier le rendez-vous" a l'onglet "Paiements" où vous pouvez voir et modifier les informations de paiement.

Dans la boîte de dialogue « Modifier le rendez-vous », vous avez la possibilité de reprogrammer le rendez-vous, de modifier le statut de la réservation du client, de changer l'employé, de modifier le service... Si vous modifiez la date, vous pouvez voir qu'un employé sélectionné n'est pas disponible pour la date nouvellement sélectionnée ou que le créneau horaire sélectionné est occupé. Si cela se produit, il vous suffit de sélectionner un autre employé ou de choisir un créneau horaire différent.

Vous pouvez choisir d'envoyer ou non au ou aux clients une notification par e-mail du changement, notification en cochant/décochant la case "Notifier le(s) client(s)".

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" dans le pied de page de la boîte de dialogue pour enregistrer vos modifications.

Pour supprimer un rendez-vous de la boîte de dialogue "Modifier le rendez-vous", cliquez simplement sur le bouton de l'icône "Corbeille" et cliquez sur "Supprimer" pour confirmer.

Vous pouvez également dupliquer le rendez-vous en cliquant sur le bouton de l'icône "Copier". Il ouvrira une boîte de dialogue "Nouveau rendez-vous" avec les mêmes informations que le rendez-vous dupliqué. Vous devrez choisir une date et un créneau horaire disponibles pour le nouveau rendez-vous.

La duplication d'un rendez-vous peut être utile lorsque vous êtes en réunion avec un client et qu'il veut un rendez-vous de suivi pour le même service et le même employé.

La page « Rendez-vous » affiche toutes les informations sur les rendez-vous individuels.

Avec l'entrée de recherche, vous pouvez rechercher des rendez-vous par le nom du client, le nom de l'employé ou le nom du service.

Vos rendez-vous peuvent être exportés sous forme de fichier CSV pour les rapports. En haut à droite de la page "Rendez-vous", à côté de l'entrée de recherche, appuyez sur le bouton de l'icône "Exporter". En cliquant sur le bouton de l'icône "Exporter", une boîte de dialogue vous permet de choisir le délimiteur utilisé pour CSV et de sélectionner les colonnes que vous souhaitez exporter. Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur le bouton "Exporter" dans la boîte de dialogue pour télécharger le fichier CSV.

Avec les filtres qui apparaissent en haut de la page, vous pouvez affiner les rendez-vous en fonction de caractéristiques communes telles que la date, les employés, le client, les services ou le statut. Le filtre de date est prédéfini par la période de sept jours à partir de la date actuelle.

Le tableau des rendez-vous est regroupé par date et fournit des informations sur les rendez-vous tels que l'heure, le ou les clients, l'employé, le service, la durée, le paiement et le statut. Vous pouvez développer un rendez-vous (rangée) en cliquant dessus. Un enregistrement élargi montre les informations sur l'e-mail du client par téléphone du client.

Vous pouvez utiliser le menu déroulant « Statut » pour modifier le statut de toutes les réservations de clients à ce moment-là. Cliquez sur le bouton "Modifier" pour ouvrir la boîte de dialogue "Modifier le rendez-vous" pour le rendez-vous choisi.

Vous pouvez supprimer plusieurs rendez-vous en même temps en vérifiant les rendez-vous que vous souhaitez supprimer. La boîte de dialogue apparaîtra dans le pied de page du tableau lorsque vous vérifierez au moins un rendez-vous que vous souhaitez supprimer.

Une fois que vous êtes certain que vous voulez supprimer les enregistrements, cliquez sur l'icône "Corbeille", puis sur le bouton "Supprimer".