Gestion des employés

Les employés sont ceux qui effectuent un service. Il est nécessaire d'avoir au moins un employé créé pour que le plugin fonctionne correctement.

Cette option est spécifiquement destinée aux entreprises ayant plusieurs employés afin de faciliter la gestion et le suivi de leurs rendez-vous, de leur disponibilité et des services qu'elles fournissent.

Si vous n'avez qu'un seul employé et que vous ne voulez pas qu'il figure en première page, ne vous inquiétez pas.

Lorsque vous ne créez qu'un seul employé, il sera automatiquement masqué sur le formulaire de réservation frontal.

Commençons par créer le premier employé. Allez sur la page "Employés" sur le back-end, cliquez sur le bouton "Ajouter un employé" ou sur le bouton "+" en bas à droite de la page, et la boîte de dialogue "Nouveau employé" apparaîtra. Nous allons maintenant passer en revue les options :

• Détails - est le premier onglet pour créer l'employé.

Il se compose de :

• Photo de l'employé - pour chaque employé, vous pouvez définir la photo qui sera visible des deux côtés du plugin - sur le back-end afin que vous ou votre manager puissiez les différencier facilement, et sur votre site Web afin que vos clients ou vos clients puissent les voir.

• Le prénom, le nom de famille et l'adresse électronique sont des champs obligatoires pour chaque employé. Notez que vous ne pouvez pas avoir deux employés avec le même e-mail - si vous entrez le même e-mail une deuxième fois et que vous essayez d'enregistrer l'employé, vous verrez une alerte rouge sous l'option e-mail qui vous informe d'un e-mail déjà existant.

• • Emplacement - Cette option n'est pas toujours visible :
    
    
  • Si vous ne créez pas d'emplacement, l'option d'emplacement n'apparaîtra dans aucun paramètre, et elle ne sera pas non plus visible dans ce modal.
    
    Disons que votre entreprise ne fait des affaires qu'à un seul endroit, et que vous ne voulez pas montrer cet endroit parce que c'est le seul. Vous pouvez le créer, puis le cacher, mais cela ne sert à rien. Ainsi, vous pouvez simplement ignorer la création de l'emplacement.
    
    
  • Si vous ne créez qu'un seul emplacement, chaque employé que vous créez obtiendra cet emplacement.
    
    
  • Si vos employés fournissent des services à plusieurs endroits, l'option Emplacement dans le modal Employé devient obligatoire et vous devrez choisir un emplacement pour chaque employé.

• • Numéro de téléphone - C'est facultatif, mais vous avez la possibilité d'ajouter le numéro de téléphone portable de votre employé. Dans les paramètres de notification, vous pouvez activer les notifications par SMS pour les employés, donc si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, vous devez remplir ce champ. Le numéro de téléphone ne sera visible nulle part sur le devant de votre site Web.
    
    

• • Utilisateur WordPress - Cela vous permet de donner à votre employé un compte qui permet d'accéder au back-end du plugin. En ajoutant ce rôle, vous donnez à vos employés la possibilité de voir leurs rendez-vous sur la page Rendez-vous et Calendrier et d'exporter la liste de leurs rendez-vous afin qu'ils puissent la suivre à tout moment.
    
    Vous pouvez sélectionner un utilisateur existant (que vous avez créé sur la page Utilisateurs) ou Créer un nouveau en cliquant sur le bouton de cette liste déroulante.
    
    Si vous cliquez pour créer un nouvel utilisateur WordPress, une fois que vous avez enregistré l'employé, un nouvel utilisateur d'employé Amelia avec l'e-mail que vous avez entré ci-dessus sera créé.
    
    Ensuite, vous pouvez accéder à la page Utilisateurs pour modifier le mot de passe et d'autres paramètres concernant cet utilisateur.
    
    

Veuillez noter : Pour lier l'employé à un utilisateur WordPress existant, cet utilisateur doit avoir le rôle d'utilisateur "Amelia Employee". 

Important : n'ajoutez pas de rôles supplémentaires à vos utilisateurs administrateurs et ne mélangez pas les rôles d'Amelia. Chaque rôle a son propre ensemble de capacités et leur mélange peut causer des problèmes avec le plugin.

• Google Calendar - où vos employés peuvent connecter leurs calendriers Google, de sorte qu'une fois le rendez-vous programmé, il sera automatiquement ajouté à leur calendrier. Tout ce qu'ils ont à faire est de cliquer sur le bouton à côté de l'option Google Calendar et ils seront redirigés vers le choix de leur compte Google. Une fois qu'ils l'auront choisi, ils seront de retour sur leur profil dans le plugin Amelia avec l'e-mail Google Calendar sélectionné.
  
  
• Veuillez noter qu'après avoir choisi le compte Google avec lequel votre employé sera synchronisé, vous pouvez recevoir l'écran "Cette application n'est pas vérifiée".
  
  
• Cela se produit parce que la vérification n'est pas encore terminée, et il vous suffit de cliquer sur "Avancé", puis sur "Aller sur votre site Web (non sécurisé)", et vous serez redirigé vers l'écran suivant où vous devez permettre à Amelia d'accéder au calendrier.
  
  
• Une fois le calendrier connecté, le bouton Google changera de couleur et offrira une option de « se déconnecter de Google », afin que vous sachiez si la synchronisation fonctionne.

• Calendrier Outlook - Vos employés peuvent connecter leur calendrier Outlook en quelques clics, une fois le rendez-vous programmé dans Amelia, il sera automatiquement ajouté à leur calendrier. S'ils ont déjà des créneaux occupés dans leur calendrier, ces créneaux horaires ne seront pas disponibles pour la réservation.
  
  En cliquant sur le bouton à côté de l'option calendrier Outlook, l'employé sera redirigé vers la connexion à son compte Microsoft.
  
  Après vous être connecté avec succès, il sera redirigé vers le profil de l'employé dans le plugin et le bouton du calendrier Outlook deviendrait rouge, ce qui signifie que le calendrier est connecté avec succès.

• Utilisateur de Zoom - Amelia a une intégration Zoom native pour les sessions virtuelles, pour l'utiliser, vous devez connecter votre compte zoom. Ici, vous pouvez sélectionner Zoom User, qui sera répertorié après avoir connecté votre compte Zoom. Après avoir sélectionné l'utilisateur Zoom, une fois le rendez-vous programmé, une réunion zoom sera automatiquement créée et vos clients et vos employés obtiendront des liens uniques pour accéder à la réunion.
  
  

• Mot de passe du panneau des employés - Si vous souhaitez utiliser le panneau des employés front-end Amelia pour permer à vos employés de gérer leurs réservations sans avoir accès au tableau de bord WordPress, directement à partir de la page frontale de votre site Web, vous pouvez définir un mot de passe pour votre employé ici. Après avoir ajouté le mot de passe, l'employé recevra un e-mail pour accéder à son compte.
  
  

• Fuseau horaire - Si vous avez des employés répartis dans le monde entier, vous pouvez définir le fuseau horaire pour chaque employé. Cela permet à l'employé de configurer ses heures de travail dans le panneau des employés dans son propre fuseau horaire.
  
  

• La description vous permet de décrire votre employé aux clients afin qu'ils puissent en savoir plus sur son expérience de travail, ses récompenses, ses avantages sociaux, etc. Vous pouvez également traduire ce champ si vous avez un site multilingue. Veuillez noter que la description de l'employé ne sera affichée que dans le nouveau formulaire de réservation étape par étape 2.0. Il ne sera pas affiché sous d'anciennes formes.
  
  

• La note est un champ supplémentaire qui n'est pas obligatoire, mais vous pouvez le remplir si vous souhaitez des informations supplémentaires. Cette option ne sera pas visible sur le front-end de votre site Web.
  
  

• Services assignés - C'est ici que vous pouvez vérifier les services
  fournis par l'employé actuel. Chaque employé peut avoir plus d'un service assigné et il n'y a pas de limite au nombre de services qui peuvent être assignés, c'est-à-dire que tous les services peuvent être vérifiés. Une fois que vous avez vérifié l'un des services, les entrées de prix et de capacité deviennent disponibles, ce qui vous permet de définir un prix et une capacité personnalisés pour l'employé. Il y a une icône de crayon d'édition à côté des services pour lesquels l'option « Durée et prix personnalisés » est activée, de sorte que vous pouvez définir des prix différents pour chaque durée par employé ici.

Si vous avez attribué un prix et une capacité personnalisés aux employés, veuillez être prudent lorsque vous modifiez ce paramètre dans le service.

Si vous modifiez le prix ou la capacité de ce service, vous verrez un message pour choisir si vous souhaitez appliquer ce paramètre uniquement pour le service ou pour tous les employés assignés.

Si vous cliquez pour le modifier pour tous les employés, vous remplacerez les paramètres personnalisés de vos employés.

• Heures de travail - C'est là que vous définissez des heures de travail et des pauses personnalisées pour n'importe quel employé si cet employé a des heures de travail et des pauses différentes de celles que vous avez définies dans les paramètres globaux de l'entreprise.
  
  Vous pouvez choisir différentes heures de travail et pauses pour n'importe quel jour, mais si vous voulez définir le même horaire pour toute la semaine, il vous suffit de le définir pour lundi et de cliquer sur le bouton "Appliquer à tous les jours", et l'horaire du lundi sera copié sur les autres jours.
  
  Cliquez sur le bouton + et de nouvelles options s'ouvriront, choisissez une heure dans l'option « Heures de travail », choisissez les services que l'employé offrira au cours de cette période, puis choisissez un emplacement. Il est possible de définir différents emplacements pour différentes périodes dans une journée ou des jours dans une semaine.
  
  Dans les détails de l'employé, vous pouvez toujours définir un emplacement par défaut, donc si votre employé ne travaille que sur un seul endroit, définissez-le simplement dans l'onglet "Détails" et vous n'avez pas besoin de le définir dans les heures de travail pour chaque période, car l'emplacement par défaut sera automatiquement ajouté à toutes les périodes. Cependant, si vous avez plusieurs emplacements pour un employé, vous pourrez choisir un emplacement pour chaque période que vous créez ici.

1. Pour voir une disponibilité différente sur le front-end qui ne correspond pas à vos paramètres - Si vous en faites l'expérience, veuillez vérifier si vous avez défini votre fuseau horaire dans les paramètres généraux de WordPress et si vous avez activé Afficher les créneaux de réservation dans un fuseau horaire client dans les paramètres généraux.
   
   
2. Pour voir toutes les dates du calendrier comme indisponibles - Cela peut se produire si vous définissez une durée de service plus longue que vos périodes pendant les heures de travail, de sorte que le service ne peut pas tenir dans l'horaire.
   

• Jours de congé - Comme c'est le cas avec les heures de travail et les pauses, vous pouvez définir des jours de congé personnalisés pour chaque employé. Cliquez sur le bouton Ajouter un jour de congé et vous verrez plusieurs nouvelles options.
  
  Entrez un nom, une date ou une plage de dates, et vérifiez si vous voulez que ce jour de congé se répète chaque année.
  
  Après avoir cliqué sur Ajouter un jour de congé, votre jour de congé sera enregistré, et selon qu'il s'agit d'un jour de congé répété ou d'un jour de congé unique, il sera coloré en orange ou en rouge sur la liste.

• Jours spéciaux - Cette fonctionnalité vous permet de définir un ou plusieurs jours au cours desquels votre employé aura des heures de travail différentes et/ou fournira des services différents.
  
  Que vous ayez besoin de définir des heures de travail plus courtes ou plus longues pour une seule journée ou une période, ou de définir un service différent pour un jour spécifique ou une semaine entière, ici vous pouvez faire tout cela. Une fois que vous l'aurez défini, il l'emportera sur les heures de travail générales et l'horaire de service de l'employé, mais il ne l'ignorera pas les jours de congé.
  
  Cliquez sur le bouton "Ajouter une journée spéciale" et de nouvelles options apparaîtront. Dans l'option Date, choisissez une date ou une plage de dates, puis définissez une ou plusieurs périodes de temps avec les heures de travail et choisissez un ou plusieurs services pour chacun d'eux dans l'option Service, et sélectionnez un emplacement spécifique dans l'option Emplacement.
  
  Après avoir configuré l'horaire spécial, cliquez sur le bouton "Enregistrer la journée spéciale" et cet horaire sera appliqué.
  
  Si vous avez des services qui ne sont fournis que de temps à autre (pas sur une base quotidienne ou hebdomadaire), cette fonctionnalité est pour vous. Vous pouvez simplement supprimer les heures de travail et simplement utiliser les jours spéciaux, et le calendrier sur le front-end affichera le premier créneau de rendez-vous disponible.
  
  Ceci est particulièrement utile pour les services qui se produisent de temps en temps. Les clients n'auront pas besoin de chercher une date. Au lieu de cela, le mois avec la date disponible sera affiché immédiatement.

Pour chacune de ces actions, vous avez une option dans les paramètres des rôles afin que vous puissiez choisir ce qu'ils pourront faire.

Bien sûr, avant cela, vous devez ajouter le rôle d'utilisateur "employé" à chacun d'eux afin qu'ils puissent se connecter et accéder à leur profil.

Une fois que vous avez tout configuré, cliquez sur le bouton "Enregistrer" et votre employé apparaîtra sur la page "Employés".

Vous pouvez avoir un ou autant d'employés que vous en avez besoin, et vous pouvez choisir comment les montrer sur le back-end du plugin, et les rechercher ou les trier facilement.

Ceci est particulièrement important pour les entreprises comptant un grand nombre d'employés.

Sur la page « Employés », vous avez plusieurs options de recherche : par nom, par service, par emplacement, et deux options pour les trier par nom : croissant et décroissant.

Ces options faciliteront votre recherche dans les situations où vous avez un grand nombre d'employés.

Il y a également deux options pour montrer les employés sur la page :

• Vue de la grille, qui est une option par défaut :

• Vue de la liste

Dans la vue liste, vous avez une option supplémentaire : marquer et supprimer plusieurs employés à la fois.

Cliquez sur l'employé et la boîte de dialogue "Modifier l'employé" apparaîtra avec trois nouveaux boutons dans le coin inférieur gauche : "Dupliquer", "Masquer" et "Supprimer".

Bien que les options "Dupliquer" et "Masquer" soient disponibles à la fois pour l'administrateur et le gestionnaire, l'option"Supprimer" n'est disponible que pour l'administrateur.

L'option « Dupliquer » est la première de trois et vous aide à configurer les paramètres.

Si vous avez plusieurs employés avec le même emplacement, les mêmes services assignés, les heures de travail et les pauses, vous pouvez facilement dupliquer le premier que vous avez créé, et simplement changer le nom, l'e-mail et quelques autres si vous en avez besoin.

De cette façon, vous pouvez créer une liste de vos employés beaucoup plus rapidement. Après avoir cliqué pour dupliquer l'employé et confirmer cette action, la version copiée s'ouvrira.

La seule différence est que cette version copiée n'entrera pas dans l'e-mail, car vous ne pouvez pas avoir deux employés ou clients ou plus avec la même adresse e-mail.

Avec l'option "Masquer", vous pouvez temporairement masquer un employé de la façade du site Web, sans avoir besoin de le supprimer définitivement. Vous trouverez cette option juste à côté du bouton "Dupliquer" dans la boîte de dialogue "Modifier l'employé".

Lorsque vous cachez un employé, il sera toujours visible sur le back-end du plugin avec un signe caché, mais il ne sera pas visible sur votre site Web avant.

Veuillez noter que si vous masquez un employé qui était le seul affecté au service et/ou à l'emplacement, le service et/ou l'emplacement seront également automatiquement masqués.

Alors que les options "Dupliquer" et "Masquer" sont disponibles pour les gestionnaires et les administrateurs, l'option "Supprimer" n'est disponible que pour l'administrateur. Vous pouvez utiliser une option "Supprimer" lorsque vous souhaitez supprimer définitivement un employé. Vous avez deux options pour le faire :

• En cliquant sur un bouton d'icône "Corbeille" dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue "Modifier l'employé".

• En le sélectionnant dans la liste des employés, puis en cliquant sur une icône "Corbeille" dans le coin inférieur gauche de la page Employés.

Une fois que vous aurez cliqué sur un bouton de suppression, vous verrez un message qui vous informera du nombre de rendez-vous et de la possibilité de supprimer.

Veuillez noter que si vous supprimez un employé qui a eu des rendez-vous dans le passé, ces rendez-vous seront également supprimés.

Si c'est le cas, ils auront leurs horaires fixés dans leurs propres fuseaux horaires et ils recevront des notifications pour les rendez-vous et les événements en conséquence.

Cette option est disponible à la fois sur le back-end dans le profil de l'employé sur la page Employés, où l'administrateur peut choisir le fuseau horaire de l'employé et sur le panneau des employés où les employés peuvent le configurer eux-mêmes.

Les employés trouveront cette option lorsqu'ils se connecteront au panneau et accéderont à la section Mon profil. Lorsque les sections du profil s'ouvrent, vous devez sélectionner le fuseau horaire dans lequel vous vous trez et enregistrer les modifications.

Veuillez noter que vous devez cliquer sur votre adresse e-mail dans le panneau et sélectionner l'option profil et y changer le fuseau horaire.

L'option de fuseau horaire que vous voyez dans l'image ci-dessous ne sert que de filtre temporaire qui peut vous montrer quand vos rendez-vous seront dans différents fuseaux horaires.

Cette option est utile si vous voyagez souvent, mais si vous ne changez pas et n'enregistrez pas le fuseau horaire sur votre profil, tous les rendez-vous seront affichés en fonction du fuseau horaire défini dans WordPress.